Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam dùng KPI để đo lường hiệu suất công việc. Tuy nhiên, không phải đơn vị nào cũng biết cách tính KPI đúng.
Muốn có kết quả đo lường chuẩn xác, mọi KPI được thiết lập đều cần đảm bảo:
[external_link_head]Tính mục đích:
- Giúp nhân viên hiểu rõ vai trò, nhiệm vụ, cũng như đóng góp của mình đối với tập thể. Từ đó, chủ động phân chia thời gian và nguồn lực để làm việc hiệu quả.
- Giúp đánh giá chính xác hiệu suất làm việc của nhân viên qua từng giai đoạn. Từ đó, không ngừng cải tiến để nâng cao năng suất.
Tính nguyên tắc:
Nội dung của từng bộ KPI có thể thay đổi linh hoạt tùy theo mục tiêu công việc của mỗi cá nhân, phòng ban, tổ chức tại từng giai đoạn. Trái lại, các nguyên tắc tính KPI cần phải được thống nhất và thực hiện đồng bộ, triệt để.
Cụ thể, cách tính KPI được coi là đúng khi tuân theo 2 nguyên tắc quan trọng nhất sau đây.
1. Nguyên tắc phân chia KPI theo trọng số.
Một nhân viên có thể đảm nhiệm cùng lúc 5-7 đầu công việc. Song, không phải tất cả những phần việc này đều quan trọng và có đóng góp ngang nhau cho tổ chức.
Nhìn chung, mọi công việc đều có thể phân chia về 3 nhóm chính như sau:
- Nhóm A: tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung.
- Nhóm B: tốn ít thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung HOẶC/VÀ tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung.
- Nhóm C: tốn ít thời gian, ảnh hưởng ít.
Như vậy, trọng số của mỗi nhóm công việc sẽ được tính bằng đơn vị %, và dựa trên mức độ quan trọng/đóng góp của chúng.
Ví dụ, nhân viên X có 5 KPI, trong đó 2 KPI thuộc nhóm A, 2 KPI thuộc nhóm B, và 1 KPI thuộc nhóm C. Như vậy, cách tính KPI dựa trên trọng số có thể như sau:
|
KPI |
Nhóm KPI |
Trọng số KPI |
|
(1) [external_link offset=1] |
A |
30% |
|
(2) |
A |
30% |
|
(3) |
B |
15% |
|
(4) |
B |
15% |
|
(5) |
C |
10% |
2. Nguyên tắc tính điểm của KPI theo hiệu suất và giai đoạn.
Đo lường hiệu suất sao cho không cảm tính, không ước lượng bừa bãi, nhưng cũng không sa đà vào chi tiết vụn vặt – là một câu hỏi khó.
Cloudjet giới thiệu một số cách tính điểm KPI (phổ biến) theo các căn cứ:
- Cách tính KPI theo hiệu suất thành phần , với công thức:
Hiệu suất KPI thành phần = (Kết quả thực tế / Mục tiêu) * Trọng số
Ví dụ, nhân viên X có KPI (1) thuộc nhóm A, có trọng số 30%. Mục tiêu đặt ra cho KPI (1) là 100, kết quả đạt được thực tế là 90.
Như vậy, hiệu suất KPI (1) của nhân viên X sẽ được tính như sau:
[external_link offset=2](90 / 100) * 30 = 27 (đơn vị:%)
- Cách tính KPI theo hiệu suất tổng, với công thức:
Hiệu suất KPI tổng = Hiệu suất KPI thành phần (1) + Hiệu suất KPI thành phần (2) + …
Ví dụ: nhân viên X có tổng cộng 3 KPI, trong đó: KPI (1) đạt 27%, KPI (2) đạt 36%, KPI (3) đạt 25%.
Như vậy, hiệu suất làm việc của nhân viên X sẽ là:
0976080346 = 88 (đơn vị: %)
- Cách tính KPI theo giai đoạn thời gian : điểm KPI của mỗi quý được tính dựa trên điểm KPI của các tháng trong quý đó.
Lưu ý:
Cách tính KPI dựa theo 2 nguyên tắc nói trên có thể coi là phương pháp phổ biến và tương đối chuẩn mực. Tuy nhiên, vẫn có những thách thức đặt ra, đòi hỏi doanh nghiệp cần linh hoạt cũng như có kinh nghiệm trong quá trình áp dụng để đạt hiệu quả tốt nhất.
Ví dụ, khi tính KPI theo trọng số, không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ dữ liệu để xác định tầm quan trọng của từng KPI ngay từ đầu.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp sẽ cần thời gian để điều chỉnh dần trọng số sau một vài kì đánh giá KPI cho phù hợp hơn.
Cloudjet KPI hiện là giải pháp chiến lược của Cloudjet Solutions giúp các doanh nghiệp xây dựng bộ KPI hoàn chỉnh cho cá nhân và phòng ban để từ đó đánh giá KPI chính xác, đồng thời cung cấp hệ thống đo lường giúp việc quản lý KPI đơn giản và hiệu quả.
CLOUDJET SOLUTIONS CORP.
Website: www.cloudjetkpi.com
ĐT: (0976080346 hoặc (0976080346
Email: [email protected]
[external_footer]